La gestión del tiempo es fundamental en una sociedad en la que vivimos sobrecargados de tareas y distracciones, informalmente conocidos como “ladrones de tiempo”. Una adecuada gestión del tiempo es esencial para mantener una adecuada calidad de vida: la mala gestión del tiempo puede llegar a provocar estrés, ansiedad y caos.
Cómo mejorar la gestión del tiempo. 11 Recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
- 1. Utiliza una agenda: El uso de las agendas es primordial, ya sea en formato digital o físico, lo importante es que tengas una para organizar tus tareas y planificar los plazos de entrega o de ejecución. Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros compromisos y poder revisarla de manera regular para recordarlos. No siempre es bueno abusar de la memoria.
- 2. Divide tu tiempo en bloques: Otra de las recomendaciones que puede generar un cambio en la gestión de tiempo, es dividir la jornada laboral en bloques, puede ser o bien por temáticas, por dificultad o por prioridad. Si, por ejemplo, contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.
- 3. Fíjate metas diarias: Por otro lado, es muy recomendable recurrir a la estrategia de fijar metas diarias. Además de dividir tu tiempo en bloques, recurrir a esta estrategia es una buena opción para poder realizar correctamente trabajos cortos. Tenemos que marcar objetivos ambiciosos, pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos.
- 4. Prioriza tus tareas: Recuerda que no todas las tareas tienen la misma importancia, así que empieza por aquellas que son prioritarias, lo que no es importante, puede esperar. Además, debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que estamos más concentrados. Intentaremos realizar las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de menor rendimiento, que, aunque dependen de cada persona, por lo general suele ser después de comer o al final de la jornada laboral.
- 5. Sé realista con los plazos: No es bueno planificar por encima de nuestras posibilidades. Así que estructura bien el trabajo y deja siempre un margen para aquellos imprevistos que puedan surgir.
- 6. Prepara el entorno de trabajo: El entorno en el que trabajamos influye más de lo que creemos. Por lo que trabajar en un sitio con escritorio, silla, iluminación y ventilación, entre otros factores, es muy recomendable. Aun así, has de intentar adaptarlo a tu gusto en la medida de lo que sea posible y siempre y cuando sea un entorno ordenado y organizado.
- 7. Evita la simultaneidad de tareas: Está demostrado que el rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea que cuando nos ponemos a realizar varias a la vez. Centrándonos solo en una, ganamos en concentración y el uso de recursos es mucho óptimo. Así que no tengas prisa, y cada cosa a su tiempo.
- 8. Delega en terceros: En aquellas ocasiones que te veas superado por las circunstancias, como, por ejemplo, cuando tienes muchas más tareas de lo que esperabas, es importante no entrar en un círculo de estrés y delegar alguna de tus tareas a terceros para que se consigan realizar todas de manera exitosa. Tenemos que aprender a delegar responsabilidades.
- 9. Hacer repaso del día: Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.
- 10. Organiza tus tiempos de descanso: El descanso es elemental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada laboral, sino que el tiempo que lo hagamos saquemos toda nuestra productividad. Los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar de tareas poco agradables y llenarnos de optimismo.
- 11. Identificar ladrones de tiempo: Ya estés teletrabajando o en la propia oficina, es importante identificar los ladrones de tiempo, es decir, aquellos factores que te impiden llevar a cabo tus tareas con eficiencia. Tan pronto sepas cuáles son y cómo actúan, tendrás que buscar soluciones específicas o globales para erradicarlos de tus rutinas.
